Hace mucho, mucho tiempo… formé parte de la plantilla de una entidad dirigida por una persona que nos llevaba de cráneo. Dejando al margen sus formas o la pasta de la que estaba hecha, que darían para una enciclopedia, aquel capítulo fue una de las mejores experiencias de mi vida. Con grandes lecciones. Nacidas, por ejemplo, del caos al que nos empujaba y al que sobrevivimos.

Las reuniones eran constantes e interminables. Solamente hablaba ella. Se acumulaban las tareas que tenían que estar listas para las 8 de la mañana siguiente, aunque en ese momento fueran las 9 de la noche. Lo pedía todo para ayer y no admitía objeciones ni sugerencias. Por supuesto, cambiar las directrices, una vez todo en marcha, era su deporte favorito. Ese y gritar.

Sus proyectos eran faraónicos y nos exigía resultados acordes a un presupuesto inagotable. Sin embargo, las partidas eran, en el mejor de los casos, escasas. Y muchos proyectos irrenunciables tenían presupuesto cero. Tal cual.

Nos faltaba flow

Era evidente que aquello no fluía. Así que dedujo que nos organizábamos fatal. Además de instaurar la máxima “las horas extras ni se pagan ni se compensan, dado que se deben a la ineficiencia de los trabajadores”, de algún sitio sacó dinero para contratar a una consultora de renombre. Realizarían un diagnóstico organizativo que pusiera a cada cual en su sitio.

Fuimos pasando por la mesa, respondiendo a una larga entrevista y detallando funciones, procesos, productos, servicios, relaciones interdepartamentales, etc. Después, durante el fin de semana, elaboramos todos los documentos que nos habían requerido.

Una vez finalizado el diagnóstico, nos lo hicieron llegar. Muy bonito. La jefa no estaba de acuerdo con lo que ponía, empezando por la misión y visión de la entidad. Pidió rectificaciones. Vuelta a entrevistarse. Nuevo documento. Nuevas modificaciones. No recuerdo el número exacto de las versiones que pasaron por mis manos y estoy segura de que fuimos el proyecto menos rentable para aquella consultora aquel año… quizá en toda su historia.

Por el camino lograron colocarnos una formación para la gestión eficaz: tiempo, comunicación, motivación, etc. Muy interesante todo, pero absolutamente inaplicable, dadas las circunstancias.

En la primera sesión la profesora percibió poco entusiasmo y pidió a la jefa que acudiera a la siguiente. Y fue. Para ponernos los puntos sobre las íes. Eso sí, no podía quedarse mucho rato porque tenía una cita (en la peluquería, si no recuerdo mal). La profesora entró en materia y nos explicó la gestión del tiempo.

¿Urgente o importante?

Para empezar, hay que distinguir entre urgencia e importancia. Porque todo lo que tenemos que hacer o es urgente o es importante. Nos propuso dibujar una matriz y, a continuación, revisar nuestra agenda para colocar cada una de las anotaciones en un cuadro, en función de su grado de importancia y urgencia.

Nos explicó que las personas tendemos a atacar primero las que nos resulta más sencillo quitarnos de encima. Normalmente minucias. Así logramos satisfacción, pero, a la vez, cuestiones más importantes pueden quedar relegadas por su complejidad, porque no “encuentras” el momento. El riesgo es que lo importante se pueda convertir en urgente.

La profesora nos mostró su agenda para el día siguiente. Tenía cuatro o cinco puntos (incluyendo llamadas pendientes) y una reserva de tiempo para imprevistos. Resumiendo, no nos impresionó en absoluto.

Iniciamos el ejercicio práctico: inspeccionó la agenda más cercana, donde había unas 20 anotaciones para la mañana siguiente. Sonrió segura de poner orden en cuestión de minutos. Leyó la tarea 1 y nos pidió opinión sobre su importancia y urgencia. Hubo distintas propuestas en cuanto al grado de ambas.

La jefa interrumpió el debate para asegurar que, evidentemente, se trataba de un asunto extremadamente urgente. E importante a más no poder. La cara de la profesora reflejó sorpresa, pero no discutió. Quizá no estaba bien informada y se le escapaba algo, ya que quien les había contratado le otorgaba tanta relevancia.

En la segunda tarea hubo menos aportaciones del grupo. Esperábamos la interrupción inmediata. Efectivamente la tarea 2 también estaba en la cima de la importancia y la urgencia. No recuerdo por qué número íbamos cuando la profesora nos recordó que las cuestiones importantes y urgentes eran crisis. Solo se podían producir cuando algo importante no recibía la suficiente atención y se convertía en urgente.

Es decir, no todo podía ser una crisis porque una sola crisis requería dejarlo todo para hacerle frente y evitar el hundimiento de la entidad. Semejante descripción no amilanó a la dirigente, que continuó colocando, una a una, todas las tareas en el recuadro correspondiente. En el de crisis, claro.

En cuestión de minutos lo que se había desmoronado no era el caos que imperaba en la organización. Lo que había caído como un castillo de naipes era todo el saber científico recogido en la exposición previa. También el sentido común. Y, cómo no, la autoestima de la profesora. Desgraciadamente creo que más que compadecernos pensamos algo así como “has tardado en darte cuenta”.

Una de las mejores experiencias de mi vida

A pesar del episodio narrado y de otros muchos ocurridos allí, que no vienen ahora al caso, aquella formación para la gestión era realmente buena. Aplicable en diversas circunstancias, no solo profesionales. Me ha resultado muy útil.

Trabajar en aquella entidad fue duro, agotador, con jornadas habituales de 12 horas. Si digo que no tuvo coste personal, miento. Dejé atrás la saludable costumbre de celebrar el fin de la jornada con una reparadora cervecita al calor de la pandilla. Eso sí, nunca renuncié al revitalizador café mañanero. En esos ratos me reí mucho. Muchísimo.

Coincidí con gente maravillosa, espectaculares profesionales y personas. Compartimos muchas horas intensas y todavía mantenemos el contacto (con unos más que con otros). Quizá, cuando nos jubilemos, retomemos aquel libro que imaginamos. Se titulaba algo así como: “Qué hacer para complicar al máximo el éxito de los proyectos”. O el guión de aquella película surrealista en la que los técnicos se desplazaban por los pasillos ejecutando impecables triples carpados… ¡qué recuerdos! (si me estáis leyendo, ¡os quiero mucho!).